Mit Ruhe & Freude deinen Tag planen.

Zum Jahres-Endspurt beschäftigen wir uns hier auf superwork mit den Plänen, die du als Selbständige/r für deine Arbeit brauchst. Begonnen haben wir mit einem super einfachen Business Plan, den du auch wirklich selber nutzen kannst. Weiter geht es heute mit der Planung deiner täglichen Arbeit, auch bekannt als „Der unendliche Kampf mit der To-Do-Liste“.

Die erste wichtige Frage hier ist: Wie viel laufende Planung brauchst du wirklich? Es gibt dafür keine festen Größen, aber was auf jeden Fall gilt:

Du brauchst genau so viel Planung, dass du morgens aufstehen kannst und mit einem Blick weißt, was heute ansteht.

Und dass diese Dinge, die anstehen, kein kopfloses Reagieren sind, sondern ganz bewusst auf deine Ziele hinsteuern.

Was soll der Tagesplan tun?

Was ich will: eine ruhige, geölte, schnurrende Maschine. Ein System, auf das ich mich verlassen kann, in dem so wenig Aufgaben und Ideen wie möglich verloren gehen, und das mich, Schritt für klitzekleinen Schritt, näher in die Richtung meiner eigentlichen Ziele bringt.

Die Grundanforderung, die ich an eine Tagesplanung stelle, ist also denkbar einfach: Dein Tages-Plan soll deine Träume und Ziele verknüpfen mit dem, was du tatsächlich tagtäglich tust. Und andersrum.

Dein Tages-Plan soll deine Träume und Ziele verknüpfen mit dem, was du tatsächlich tagtäglich tust. Und andersrum.

Wie du das konkret umsetzt, hängt von zig Variablen ab – wie du arbeitest, wie du dich sonst organisierst, wie sehr du an Termine oder Input von anderen gebunden bist, ob du in einem Team arbeitest usw. Deshalb möchte ich vermeiden, hier eine rein taktische Kiste aufzumachen, der ich einen reißerischen Titel geben kann ( „Wie erfolgreiche Top-Unternehmerinnen ihren Alltag planen! Die 95 superwichtigen Dinge, die du jeden Morgen tun musst, um weiter in den Spiegel schauen zu können!“).

Stattdessen möchte ich Grundelemente vorstellen, die aus meiner Sicht in jede unternehmerische Arbeitsplanung gehören, und dann jeweils verschiedene Ideen dazu, wie man diese Elemente umsetzen könnte – damit du in Ruhe überlegen kannst, was davon für dich wirklich Sinn macht, oder ob du das nicht mit ganz anderen, eigenen Mitteln erreichen könntest.

Achtung! Eine Warnung.

Eine Warnung vorweg: Wenn du dieses Thema der Tagesplanung angehst, hüte dich vor Todo-Todo, der Selbstoptimierungsfalle. Auf der Suche nach der perfekten Planung und den glänzig tollsten Tools kann man sich nämlich ganz schön verheddern. Du brauchst nicht zwingend die schicke To-Do-App, um etwas geschafft zu bekommen. Die gesamte Zeit, die du mit der Planung deiner Planung verwendest, ist weniger Zeit, die du in dein eigentliches Projekt stecken kannst.

Eine gute Jahres, Wochen, Tagesplanung ist eine, die du verwendest und die dich aus dem reinen Reaktions-Modus herausholt. Wie sie aussieht, ist wurst.

Ein sinnvolles System ist mehr als eine To-Do-Liste.

Es gibt drei Grundelemente, die ich für ein funktionierendes System für wichtig halte: Ein emotionaler und motivierender Jahresplan gibt die Richtung vor für den konkreteren, umsetzungsnahen Quartalsplan. Die Wochenpläne werden gefüllt mit Aufgaben aus dem Quartalsplan plus zeitkritischen Aufgaben aus deinem Kalender. Das sind dann erst die eigentlichen To-Do-Listen.

Keine Sorge, das klingt komplizierter, als es eigentlich ist!

Ich stelle dir gleich die einzelnen Elemente vor, und dann wird klarer, wie die zusammenspielen. Zu jedem Element gebe ich Umsetzungsbeispiele – nimm die einfach als Anregung, um etwas Neues auszuprobieren, was für dich funktionieren könnte, oder um dir selber etwas Passendes zu überlegen.

Jahresplan

Dein Jahresplan ist ein Dokument, dass du aus deinem Business Plan erstellst. Es ist ein Ausschnitt daraus, der zusammenfasst, was dich motiviert und wo du im nächsten Jahr hinwillst. Das muss nichts riesiges, weltrettendes, heftig leidenschaftliches sein. Es ist dein Plan und du bestimmst, was du nächstes Jahr stemmen kannst und wie stark du dich herausfordern willst.

Sinnvoll ist es, beim Erstellen eines Jahresplans das Jahr davor gedanklich mit einzubeziehen: Was hat letztes Jahr geklappt? Was hat mir Freude gemacht, was hat mir Kunden gebracht, welche Artikel/Tweets/Flyer von mir wurden am meisten geteilt? Was lief nicht so gut? Wo habe ich viel Energie reingesteckt, aber wenig dafür erhalten? Was hatte ich mir anders vorgestellt? Was habe ich gelernt und verinnerlicht? Bin ich in Gedanken oder Prozesse hineingeschlittert, in denen ich eigentlich gar nicht sein will?

Wichtig: Nicht wertend auf das vergangene Jahr schauen, sondern neugierig. Es geht hier nicht darum, dich fertig zu machen, sondern aus dem zu lernen, was du erfahren und erlebt hast.

Umsetzungsbeispiele

Dein Jahresplan sollte genau die Form annehmen, die dich motiviert: ein „Vision Board“, also eine Pinnwand (oder ein Pinterest-Board) voller Bilder, die für dich deine Ziele symbolisieren, ein Zweizeiler auf einem Post-It, eine mehrseitig ausformulierte Vision von deinem Alltag in einem Jahr – was dich berührt, funktioniert.

Quartalsplan

Die Erstellung eines Quartalsplans besteht aus drei Teilen:

  • Zuerst überlegst du, was du von deinem großen Jahresplan in diesen kommenden drei Monaten angehen möchtest, leitest daraus also ein kleineres, handliches Ziel-Päckchen ab.
  • Dann überlegst du dir die Taktiken, die dazu gehören, also die verschiedenen praktischen Wege, die dich zu diesem Ziel bringen. (Pssst, mein kostenloser sogenannter Augenöffner-Mini-Kurs ist dafür ideal!)
  • Und dann schaust du, was für konkrete kleine tatsächlich machbare Schritte dieser Weg benötigt. Ich halte mich an diesem Punkt gerne an David Allen, den Urvater der organisierten To-Do-Liste, der empfiehlt, jede Aufgabe so häppchenartig klein zu machen und so genau zu beschreiben, dass du nachts um drei aufwachen und damit loslegen könntest.

Diese Schritte kannst du alle in ein Dokument packen, oder du machst drei verschiedene daraus. Wichtig ist, dass du dir darin folgende Fragen beantwortest:

  • Was brauchst du, um dahin zu kommen, wo du hinwillst?
  • Was sind die konkreten Ziele und eventuell auch Zahlen, die du anpeilst? Wie viele Kunden hast du schon, wie viele hättest du gern?
  • Was kannst du in den nächsten drei Monaten konkret dafür tun?
  • Gäbe es andere Maßnahmen und Ideen, die dich zum gleichen Ziel bringen würden?
  • Was für Aufgaben benötigt dieser Weg?
  • Welche Reihenfolge klingt sinnvoll dafür?
  • Worauf willst du dich konzentrieren?

Die Liste von Aufgaben, die hier entsteht, ergänze ich mit den laufenden praktischen und finanziellen Themen:

  • Was musst du regelmäßig machen, um neue Kunden zu gewinnen – wie kommt in diesem Quartal frisches Geld rein?
  • Was hast du für regelmäßige Wartungs-Arbeiten, die anstehen (Buchhaltung, Ordnung schaffen, Werkzeuge pflegen …)?
  • Wie willst du im kommenden Monat deine Prozesse schleifen und ölen?

Umsetzungsbeispiele

Die planerische Vorbereitung (die Fragenbeantwortung und Schritte-Überlegung) würde ich in einem Format machen, das für dich später leicht nachzuvollziehen und anzupassen ist, und das du öfter anschaust. Am besten dort, wo auch deine anderen geschäftlichen Unterlagen und Ideen wohnen.

Bei mir ist das Evernote, das könnte aber genauso ein Word-Dokument sein oder in Basecamp oder schlichtweg auf einem Blatt Papier. Hauptsache du hast eine für dich einfache Möglichkeit, alles, was dir an Ideen und Aufgaben unter die Finger kommt, gut und sicher aufzubewahren. Damit es dir nicht im Hirn sitzt und Energie raubt.

Die einzelnen machbaren Schritte, die sich daraus ableiten, packe ich dann in eine dicke Liste, im Prinzip unsortiert, und aus der bediene ich mich für meine Wochenpläne (siehe unten).

Das Ganze könnte aber auch zum Beispiel gar nicht quartalsweise, sondern projektbezogen funktionieren – dass du die Schritte sammelst und runterbrichst, die du brauchst, um Projekt X gut fertig zu machen, und dass du dich für deine Wochenpläne aus dieser Sammlung an Aufgaben bedient.

Wochen- und Tagesplan

Ein Wochen- oder Tagesplan ist das Dokument, das dir auf einen Blick zeigt, was heute ansteht. Ich bevorzuge den Wochenplan, bestehend aus einzelnen Tagesplänen, weil ich damit genauer erkennen und planen kann, was drumrum ansteht – in welchen Energie-Verhältnisse ein Tag steckt und wo ich vielleicht mehr Pausen und Puffer einbauen muss.

Dieser Plan wird sinnvollerweise wöchentlich gefüllt, und zwar (bei mir) hauptsächlich aus zwei Quellen: aus meiner Liste von anstehenden Aufgaben für das Quartal und aus meinem Kalender (darin stehen Artikel-Deadlines, Gesprächs-Termine, Schnellstarts – alles Zeitbezogene).

Als Quellen könnten außerdem dienen: Teambesprechungen, spontane Anfragen, der unfertige Plan von letzter Woche …

Für diese Planung nehme ich mir Zeit – meist plane ich mir ein bis zwei Stunden am Wochenbeginn ein. Und zwar mit Ruhe, ohne vorher bereits Mails gecheckt zu haben, ohne bereits in der summenden Betriebsamkeit der Woche zu stecken.  Ich will schließlich nicht unvorbereitet in die Woche stolpern, deshalb mache ich ja diesen Plan.

Die Wochenplanung bietet sich als Mini-Ritual an, bei dem du zum Beispiel auch kurz reflektierst, was du letzte Woche geschafft hast – und dich darüber freust! All die netten Mails, die du bekommen hast, ein Kundengespräch, das schön gelaufen ist, eine neue Person, die du kennengelernt hast …

Wir machen das viel zu selten, und sind viel zu selten einfach mal einen Moment lang stolz auf uns. Daher kommt aus meiner Sicht oft ein Hetzen nach mehr und mehr und schneller und schneller, was sich auf Dauer völlig unbefriedigend anfühlt. Überleg dir, was du für dich tun kannst, um dich mehr an dem erfreuen zu können, was du erreicht und versucht hast.

Zur Planung selber ist das Wichtigste: Eine Woche und einen Tag nicht überfrachten! Das schafft nämlich auch nur Frust. Plane dir ein „RWD“ pro Tag ein – ein Richtig Wichtiges Ding. So wichtig, dass du, wenn du an dem Tag „nur“ das erledigen würdest, du trotzdem zufrieden mit dem Tag wärst. Und dann eventuell noch ein oder zwei kleinere Dinge. Der Rest kann Wartungs-Arbeit sein oder zum Beispiel das Beantworten von E-Mails.

Je einfacher dein Plan ist, desto eher wirst du dich an ihn halten können.

Wichtig ist jetzt noch, dass deine Planung auch wieder zurück zum Kalender schwappt – du dir also ganz konkret Zeit blockst für dein RWD. Denn viel zu oft arbeiten wir uns nur an den dringenden Dingen ab, die uns Kalender und E-Mails vorgeben, und vergessen dabei die wichtigen Dinge, die wir uns selber vorgeben.

Dringende Dinge versus wichtige Dinge

Unter meinem Wochenplan habe ich eine kleine Checkliste von regelmäßig wiederkehrenden Wartungsaufgaben (von Buchhaltung über Backups bis hin zur Website-Wartung) stehen, von denen ich jeden Tag ein, zwei Kleinigkeiten erledigen kann. Das hält die Last, die solche Mini-Aufgaben manchmal entwickeln können, klein. Parallel dazu habe ich übrigens eine Monats-Checkliste, die ich am Ende des Monats durchgehe – auch sehr zu empfehlen!

Weitere Planungs-Tipps:

  • Ist zwar eine Wiederholung, aber so wichtig: Mehr Zeit für einzelne Dinge einplanen als du denkst. Am besten doppelt so lang.
  • Lass in deinem Tagesplan insgesamt ein bisschen Luft. Puffer für unerwartete Dinge, die auftauchen und die du nicht ignorieren kannst oder willst – egal, ob das eine Kundin ist, die dringend Unterstützung braucht oder ein sonniger Nachmittag, der dich quasi zum Spaziergang zwingt.
  • Schieb die richtig wichtigen Dinge nach vorne. Dein RWD des Tages auf den Vormittag, und die wichtigsten Dinge der Woche an den Anfang der Woche. So kann nämlich im Lauf des Tages beziehungsweise der Woche noch viel eher etwas Unerwartetes auftauchen, mit dem du dann umso entspannter umgehen kannst, weil du die wichtigsten Dinge schon erledigt hast.

Umsetzungsbeispiel

Meinen Wochenplan schreibe ich auch in Evernote, da kann ich nämlich schön abhakbare Checklisten anlegen, und dort befinden sich auch meine ganzen anderen Planungsdokumente. Als Kalender verwende ich den relativ angenehmen Google Calendar. Dort notiere ich nur Zeitbezogenes, also Termine und Deadlines, und Blöcke für mein richtig wichtiges Ding. Für mich ist inzwischen Einfachheit entscheidend, ich will alles an einem Ort haben, digital gesichert und von überall abrufbar, deshalb ist diese Kombi für mich ideal.

Auch möglich wären natürlich: ein Papierplaner in  dem du alles notierst, eine App wie Things oder TeuxDeux, ein Word Dokument, das du ausdruckst oder am Rechner jede Woche neu befüllst …

Was du verwendest, hängt auch davon ab, ob du für deinen Jahresrückblick sehen können möchtest, was du jede Woche einzeln gemacht hast, oder ob du (so mache ich das zur Zeit) dich über die abgehakten Aufgabe der letzten Woche freust und sie dann durch neue ersetzt.

Noch mehr Tipps für einen guten, ruhigen Tag

  • Genug schlafen, gesund essen, viel bewegen
  • Die tolle Kochbuchautorin Heidi Swenson hat für mich den Begriff geprägt, dass man zu seinem zukünftigen Ich nett sein sollte – „be nice to your future self“ – das denkt sie dann beim Wäsche zusammenlegen oder Essen für die Woche vorbereiten. Und das ist ein sehr, sehr guter Hinweis: dein zukünftiges Ich mag nämlich auch kein Chaos.
  • Manchmal sind Scheuklappen hilfreich: Schaff dir einen guten Ort für Ideen, die noch nicht dran sind, also für diese ganzen inspirierenden Ideen, die du täglich aufsaugst über Facebook und Twitter und Blogs und Mail … Ein guter Umgang mit Input ist ein Schlüssel zu einem produktiven Tag, denn dann ziehst du dich nicht immer mit neuen, „bestimmt viel tolleren“ Sachen weg von deinem eigentlichen Plan, sondern arbeitest stattdessen auch mal was ab.
  • Deinen eigenen Schwung reiten: Versuch so oft wie möglich Dinge direkt zu entscheiden, anstatt sie mit einem „Das muss ich mir noch überlegen“ nach hinten zu schieben. Es gibt keinen perfekten Weg, also brauchst du nicht auf ihn warten. Entscheiden und vorangehen, entscheiden und weitermachen – das ist der Rhythmus, in dem du deine Ideen umgesetzt bekommst.

Deine Aufgabe für heute

Eine einzige Frage: Was ist die simpelste, unaufwändigste Art und Weise, wie du eine Idee aus diesem Artikel für dich umsetzen könntest?

Viel Freude damit!

geschrieben von: Ricarda Kiel

Ricarda Kiel

Ricarda hilft Selbständigen, gute Websites auf die Welt zu bringen und die selber mit mutigen und klaren Texten zu füllen. Sie ist sehr für Unabhängigkeit, und schreibt alle zwei Wochen ermutigende Briefe.

3 Comments

    • Ricarda Kiel

      Yay, Nina, gerne! Danke für deinen Kommentar :)

      Und, ohne Witz: eben, also vor zwei Minuten etwa, habe ich beschlossen, mich nach einer guten Schneiderin umzusehen … Soo schade, dass du so weit weg bist, sonst wäre ich sofort vorbeigekommen!

      Liebe Kielgrüße aus München nach Kiel,
      Ricarda

      • Hi Ricarda, freue mich ebenfalls über Deine Antwort. Vielleicht sind wir sogar verwandt… mütterlicherseits habe ich Vorfahren mit Nachnamen Kiel. Einige der Verwandten sind mal irgendwann in die Staaten ausgewandert 😉
        Liebste Grüße,

        Nina

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